Organiser un EVJF peut vite devenir source de stress. Découvrez nos conseils d’experts pour une planification sereine et efficace qui vous permettra de profiter pleinement de l’événement.
Anticipation et organisation
6 mois avant
- Constitution du comité d’organisation
- Création d’un groupe de communication dédié
- Établissement du budget prévisionnel
- Première liste d’invitées
- Brainstorming des idées générales
Délégation efficace
Répartition des tâches :
- Coordination générale
- Gestion du budget
- Communication avec les invitées
- Réservations et logistique
- Organisation des surprises
Gestion du budget sereine
Conseils financiers
- Création d’un tableau de suivi détaillé
- Définition claire des participations
- Système de paiement simplifié
- Marge pour imprévus
- Échéancier de paiement
Communication apaisée
Stratégies efficaces :
- Messages clairs et concis
- Relances bienveillantes
- Centralisation des informations
- Gestion des conflits potentiels
- Écoute des besoins de chacune
Planning intelligent
Organisation temporelle
- Calendrier réaliste
- Temps tampons intégrés
- Alternance activités/pauses
- Flexibilité prévue
- Options de repli
Gestion des imprévus
Anticipation des problèmes :
- Liste de contacts d’urgence
- Solutions de rechange
- Budget imprévu
- Assurances adaptées
- Kit de secours
Bien-être des participantes
Points d’attention
- Respect des contraintes individuelles
- Attention aux budgets personnels
- Prise en compte des rythmes
- Gestion des régimes alimentaires
- Confort de chacune
Préparation du jour J
Check-list finale :
- Vérification des réservations
- Confirmation des prestataires
- Préparation du matériel
- Brief des responsables
- Documents importants