Vous souhaitez organiser une soirée d’entreprise qui marquera les esprits ? Notre guide complet vous accompagne étape par étape dans la planification de votre événement corporate. Découvrez nos conseils d’experts et téléchargez notre checklist gratuite pour ne rien oublier.
Table des matières
1. Préparation et objectifs
La réussite d’une soirée d’entreprise commence par une préparation minutieuse. Commencez par définir :
- L’objectif principal de l’événement (team building, célébration, networking)
- Le message à transmettre aux participants
- Le type d’ambiance souhaité
- Le nombre de participants attendu
Conseil d’expert : Constituez un comité d’organisation représentatif des différents services pour multiplier les idées et les points de vue.
2. Budget et planning
Établissez un budget détaillé incluant :
- Location du lieu (30-40% du budget)
- Restauration (20-25%)
- Animation et décoration (15-20%)
- Logistique et transport (10-15%)
- Imprévus (5-10%)
3. Choix du lieu
Le lieu doit répondre à plusieurs critères essentiels :
- Capacité d’accueil adaptée
- Accessibilité et parking
- Équipements techniques disponibles
- Conformité aux normes de sécurité
4. Sélection des prestataires
Choisissez des prestataires expérimentés pour :
- Le traiteur
- L’animation et la musique
- La décoration
- La photographie/vidéo
5. Programme et animation
Créez un programme équilibré comprenant :
- Accueil des invités
- Discours et présentations
- Animations et activités
- Repas et pauses
- Soirée dansante ou spectacle
6. Logistique et sécurité
Ne négligez pas les aspects pratiques :
- Plan de salle
- Signalétique
- Vestiaire
- Service de sécurité
- Solutions de transport
7. Planning détaillé mois par mois
3-4 mois avant
- Définir le concept et les objectifs
- Établir le budget prévisionnel
- Choisir et réserver la date
2 mois avant
- Réserver le lieu
- Sélectionner les prestataires
- Envoyer les save-the-date
1 mois avant
- Finaliser le menu
- Planifier les animations
- Organiser les transports
Semaine précédente
- Confirmer avec tous les prestataires
- Finaliser le planning détaillé
- Préparer la signalétique